Секретарь

План

1. Немного из истории.

2. Возможности секретаря-референта.

1. Основные функции секретаря.

2. Современные требования.

3. Классификация секретарей.

4. Обязанности.

3. Вывод.

1. Немного из истории.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих

секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров

постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли

секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-

секретари.

2. Возможности секретаря-референта.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший

в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой

день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От

поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой

он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно

одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему

поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с

достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар

чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных

ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует

видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет

работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и

переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по

поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но

иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег,

междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так

далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и

внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке

информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто

определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая

как высокий уровень общего образования, так и специфические знания,

которые могут быть определены в соответствии с основными функциями

секретаря:

. знания, необходимые для эффективного участия в информационно-

документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение

такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,

факс, ксерокс);

. знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее

внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и

приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

. знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее

администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме

посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при

планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать

следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности

входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На

этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение

держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом

случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность

OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник

генерального директора или президента. В этом случае девушка работает

только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и

на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь

большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,

организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только

исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как

сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из

секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда

на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы

множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в

центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря

в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании

психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со

своими обязанностями. А в обязанности входит:

. учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции

для доклада руководству;

. оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных

документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

. подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными

подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,

командировочных удостоверений и других документов;

. оформление протоколов рассылок выписок из них;

. анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и

предложениями по ним;

. подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,

конференциям, семинарам и съездам;

. прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

. организация приемов посетителей;

. прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка

поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к

сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются

функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

. техническое обеспечение работы руководителя;

. подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,

совещаний;

. организация приема работников и посетителей;

. телефонное обслуживание;

. подготовка командировок;

. организация презентаций и специальных приемов гостей;

. стенографирование;

. контроль за праздничными и юбилейными датами;

. обработка почты;

. машинописные работы;

. сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

. сбор материалов для докладов и речей руководителя;

. ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и

дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о

специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные

аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени,

работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать,

правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и

верные решения.

3. Вывод.

Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в

структурном подразделении которого вы работаете.

Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно

сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все

готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая,

доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная,

то профессия секретарь ждет вас.